専用システムで文書管理しましょう

文書管理はシステム化しても費用が掛かります!

文書管理業務の効率化、保管スペースの削減そしてISO認証対応といった目的のため、文書管理システムを導入するのはメリットがあります。文書管理に関わる労務費用が大幅にカットでき、必要な書類をシステム上にアップロードすることで会社全体で共有化することが出来ます。
ですが、文書管理システムを導入後、システムの定期的な更新計画を怠ってはなりません。システム及び電子データを保管するサーバーは老朽化し、システム自体も古くなります。さらにサーバーOS自体のサポート終了、そしてクライアントPCのOSバージョンアップにより文書管理システムが使えなくなるのは確実です。
導入時に高額な投資費用を掛けたにも関わらず、定期的なバージョンアップ更新を怠ったことで高額な更新費用が発生し、業務効率化によって得られたコスト削減効果が失われてしまいます。また、保存されている電子データを新システムに移行するために、人手を掛けて作業しなければならないなどといった業務効率の悪化も発生してしまいます。
そのため、文書管理システムの管理維持、そして更新計画は定期的に行い費用計上していくことが現在の文書管理形態を維持していくためには重要なこととなっています。
管理されている文書は会社の財産であり、費用を掛けて維持していくのは損なことではありません。むしろ、失われることで費用以上の問題に繋がります。

管理文書のペーパーレス管理に限界がある!

企業内で保有する文書の多くは、管理文書となり社外秘扱いです。また、ISO認証企業になると文書管理自体も審査対象となり、最新版と旧版管理が必要になります。会社規模が小さい場合、サーバー上にエクセルでの台帳管理と電子データでの保存で十分と考えてしまいますが、電子データ管理では不十分な点があります。また、台帳の最新版管理にも手間が掛かってしまいます。

そもそも、電子データ管理といっても作成、確認、承認の記録を残す必要があり、電子データの原版と捺印されたPDFを残す必要があります。ワードやエクセルデータの場合、確認、承認は改竄できてしまい効力を持ちません。

そこで、より実用性かつ有効性のある文書管理を行う場合、文書管理システムを導入するのがおすすめです。しかも、導入するシステムにはワークフロー機能すなわち承認機能付きがベストです。

文書管理システムであれば、電子データをそのまま確認、承認依頼でき、その記録が電子データとして記録されます。また、台帳の最新版管理も最終承認が行われることで自動で更新されるため、文書管理業務に掛かる労務時間を削減することが可能です。また、システムから印刷された文書は、管理文書であることやコピーであることが表示することもでき、社外への流出を防ぐため閲覧のみにすることも可能です。自前のペーパーレスでは限界であることも、専用システムなら可能範囲が広がります。

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