文書管理のみならずシステムの一元化に寄与

最新の文書管理システムは付加価値がある!

文書管理システムと言えば、ISO審査対応やJIS認証審査、契約書や社内規定や管理標準といった点で管理業務の効率化にメリットがあります。また、紙媒体からペーパーレス化が可能なこと、ワークフロー機能により承認までの効率化という点で強みがあります。ですが、これらの機能は古く、今後文書管理システムの新規導入や更新を検討している場合、付加価値のあるものを選択する必要があります。

最近の文書管理システムでは、CADデータを管理文書として登録することが可能になっています。CADデータが管理文書として登録できることで、製造業にとっては必要な設計データを効率良く共有化し、設備保全という面でメリットが生じます。さらに、オプション機能により、CADソフトが無い場合でも、専用ビューアによりデータを閲覧することが可能になっています。

また、文書管理という機能に留まらず、就業管理や精算業務、災害時の安否確認機能も備わっており、トータル的に社内で運用されている複数のシステムを統合することも可能になっています。その結果、管理運用に掛かるコストの削減、情報システムの設備更新費用の削減といったところで付加価値が生じるものが数多くあります。

特にパッケージ品として販売されるものが多く、導入費用や運用費用、そしてソフトウェアのバージョンアップ対応という点でも付加価値のあるものを選ぶことが重要です。

絶対失くせない書類は紙とデータで管理しよう

この書類は絶対に失くせない、そう感じる文書に出会うことは多くあると思います。そんな時のおすすめの書類管理方法は、紙とデータでそれぞれ保存することです。大事な書類でも、バックアップがあれば一方が消えてしまったり、間違えて捨ててしまっても安心です。

大事な文書は印刷して、自分が一番失くさないように慎重に管理しているファイルに入れておきましょう。持ち歩く必要のないものであれば、自分の鞄に入れることのないファイルを使うことがおすすめです。

そしてセキュリティ性が高いコンピューターにデータとして保存しておきましょう。印刷すれば紙の書類として配布することでき便利です。それでも不安だ、という方は信頼性の高いクラウドサービスを利用しても良いでしょう。どこにいてもインターネットが使える環境であれば文書にアクセスできます。

このように、大事な書類を紙とデータで保存しておくことをおすすめしましたが、注意点もあります。それは、情報流出のリスクです。紙の場合は落としてしまう、コンピューターに保存したデータであればウイルスの被害による流出、クラウドでもパスワード管理などが甘いと大切な文書を他人に見られてしまう可能性があります。そうならない為には文書管理システムなどを導入して十分に気をつけて、大事な書類を守りましょう。

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