文書管理のクラウド化も当然の流れ

文書管理システムもクラウド化の時代です!

社内の管理文書を紙媒体で保管するのは、保管スペースの確保、最新版管理といった面でデメリットになります。ですが、ペーパーレス化したとしても保管できる文書は増えるものの、限界があります。電子データだから無限に管理できると思いがちですが、文書管理システムの記憶媒体容量に依存してしまいます。

その結果、定期的な文書管理システムの更新、実体サーバーの増強といった問題があり、運用コストは安いものではありません。そこで、今後期待できるのがクラウド型の文書管理システムです。クラウド型の場合、自社内に実体サーバーを確保する必要がなく、必要に応じて契約する容量を増やすことでコストを気にしながら管理を行うことが出来ます。

また、クラウド型だからこその強みもあり、実体サーバーの破損によるデータ損失といったデメリットを排除することが可能です。クラウド型の場合、サービス提供側がデータセンターに実体サーバーを設置するだけでなく、複数のデータセンターにバックアップデータを保存することが出来るため、管理文書のデータ損失リスクが軽減できます。また、IT専門の企業だからこそ、設備投資も積極的に行われ、常にセキュリティ対策も最新になります。紙媒体から社内サーバーでのペーパーレス化、そして時代は次のステップに移行しつつあるため、システム更新の際は検討するタイミングになっています。

稟議書も文書管理システムで承認依頼可能!

企業にとって、契約や計画を行う際、稟議書の発行および承認依頼は手間の掛かるものです。特に社長や常務、関係部門に合議や決裁依頼を行う手間が意外に負担であり、速やかに計画を実行するまでの回覧するということ自体が障害となっています。

稟議書自体は、社内において重要な管理文書となり、管理自体も長期間または永久管理になるため、文書管理システムによる管理はメリットがあります。ですが、文書管理システムの多くはワークフロー機能があり、稟議書の合議や承認依頼もスムーズに行うことが可能です。

例えば、合議が必要な稟議書でもワークフロー機能を利用すれば、複数名同時に確認依頼をすることが可能です。また、本社と支社、事業所が離れている場合でもタイムリーに稟議書を回すことができ、時間という障害を排除することも可能です。

電子承認は改竄されると考えがちですが。内部統制を確立し、承認する際は専用のIDとパスワードで個人を特定出来るようにしておけば、その問題を解決することが可能です。文書管理システムの有効性は高く、稟議書の決裁までに時間が掛かる企業はワークフロー機能を有効活用し、業務効率の改善を行うことがおすすめです。特に紙媒体での回覧になるほど、上位役職で停滞してしまう可能性があり、計画実行を妨げる可能性があるため、電子承認を積極的に取り入れるのが現在では重要になっています。

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